Sonntag, 18. Dezember 2016

OneDrive rundum neu

Das Synchronisierungs-Programm von Microsoft OneDrive wurde in diesen Tagen erneuert. Es kann nun endlich Sharepoint-Ordner synchronisieren. Der alte "OneDrive for Business"-Client, der allenthalben Probleme machte, braucht es nun endlich nicht mehr. Alle Schul-Dateien vom eigenen OneDrive, vom SharePoint und von Kolleginnen und Kollegen werden nun von einem einzigen Client synchronisiert. Das ist sehr praktisch.


Viele haben sich mittlerweile völlig daran gewöhnt, dass alle Daten auf allen Geräten jederzeit synchron sind. Doch so schön die Versprechungen von den verschiedenen Anbietern jeweils klingen, so ganz zufriedenstellend ist am Ende dann doch kein Angebot. Microsoft hat nun allerdings einen grossen Schritt in diese Richtung gemacht. Seit dem 14. Dezember wird der neue OneDrive-Client per Windows-Update verbreitet. Dieser synchronisiert nicht nur die privaten und die geschäftlichen OneDrive-Dateien sondern kann auch ganze SharePoint-Ordner und sonstwie mit mir geteilte Ordner auf meine Festplatte synchroniseren. Das erleichtert die tägliche Arbeit massiv.

Problemzone SharePoint

Wer SharePoint für den Datenaustausch mit den Schülerinnen und Schülern aber auch mit anderen Lehrpersonen nützt, kennt das Problem. Die SharePoint-Oberfläche lässt es nicht zu, dass ganze Ordner herunter- oder hinaufgeladen werden. Möchte man mehrere Dateien auf einmal verschieben, kommt man nicht darum herum, jede einzelne Datei an ihr Ziel zu ziehen. Sehr mühsam!
Bisher war das so, weil es kein brauchbares Programm gab, mit dem man Sharepoint-Ordner synchronisieren konnte. Der von Microsoft angepriesene "OneDrive for Business"-Client (groove.exe) war sehr fehleranfällig und hat teilweise ganze Systeme lahmgelegt.
Das wird jetzt anders. Denn groove.exe ist tot und gehört der Vergangenheit an. Die neue Version des OneDrive-Clients beherrscht nun auch die Synchronisation von SharePoint-Verzeichnissen.

SharePoint synchronisieren - so geht es

Wer auf seinem Rechner Windows 10 am Laufen hat, bekommt den neuen Client automatisch - oder hat ihn schon bekommen. Durch einen Rechtsklick auf das OneDrive-Symbol findet man unter Einstellungen->Info die Versions-Nummer. Ist diese 17.3.6720.1207 oder höher, ist die neuste Version installiert.
Um nun einen SharePoint-Order auf den eigenen Rechner zu synchronisieren,geht man wie folgt vor.
  1. Entsprechende SharePoint-Bibliothek mit einem Internet-Browser öffnen
  2. Auf den Link "Synchronisieren" klicken
    Link zum Synchronisieren einer SharePoint-Bibliothek
  3. Darauf öffnet sich ein neues Fenster, in dem man die Ordner auswählen kann, die synchronisiert werden sollen.
    Ordner auswählen
  4. Mit einem Klick auf den Button "Synchronisierung starten" ist die ganze Arbeit erledigt.



Danach findet man auf dem eigenen Dateisystem einen neuen Ordner, der den Namen der eigenen Organisation trägt - bei mir ist das "Kt. SG BLD". Das ist sehr gut gelöst. Denn nun finden sich in meinem Dateisystem drei verschiedene OneDrive-Bereiche: einen für meine privaten Datein, einen für meine schulischen OneDrive-Dateien (auf die nur ich Zugriff habe) und einen mit meinen schulischen SharePoint-Dateien (auf die auch alle Lehrpersonen und teilweise auch die Schülerinnen und Schüler Zugriff haben). Die Gefahr, dass man Dateien aus Versehen in einen Ordner mit "falschen" Zugriffs-Rechten ist damit sehr klein.

Eigener Bereich für alle synchronisierten Bereiche.

Ist diese Synchronisierung einmal eingerichtet, lassen sich nun auch ganze Ordner in dan SharePoint und wieder zurück verschieben. Denn mit dieser Lösung kann man Dateien im eigenen System zwischen Ordnern verschieben und ist nicht auf die Browser-Lösung angewiesen.

Mit mir geteilte Ordner synchronisieren

Mit dem neuen Client lassen sich nun endlich auch Ordner lokal synchronisieren, die von anderen Personen mit mir geteilt werden. Damit ist es nicht mehr nötig, solche Dateien wie bis anhin stets über einen Browser öffnen zu müssen. Sie lassen sich direkt im Dateisystem öffnen und bearbeiten.
Die Synchronisierung solcher geteilter Ordner funktioniert analog zu SharePoint-Ordner. Durch einen Klick auf den Link "Synchronisieren" öffnet sich der Dialog, in dem man die zu synchronisierenden Ordner wählen kann. 

Neues Aussehen

Der neue Client kann nicht nur mehr. Er sieht auch anders aus. Bisher war es recht mühsam, nach eine Änderung im Dateisystem in Erfahrung zu bringen, welche Dateien schon synchronisiert sind. Das ist mit dem neuen Client radikal verbessert worden.
Klickt man nämlich auf das Symbol in der Taskleiste erscheint eine übersichtliche Liste, auf der zu sehen ist, welche Dateien bereits synchronisiert sind und welche gerade synchronisiert werden.

Übersichtliche Status-Anzeige
Zudem lässt sich über das neue Übersicht-Fenster direkt auf den Ordner und auf die Einstellungen zugreifen.

Damit diese Ansicht auch für den schulischen OneDrive zur Verfügung steht, ist allerdings noch eine kleine Änderung in der Registrierungs-Datenbank nötig. Um diese durchzuführen geht man wie folgt vor:
  1. Datei TeamSiteSyncPreview.reg herunterladen.
  2. Doppelklick auf die Datei und Ausführung gestatten.
  3. Fertig.
Die Datei kann keinen Schaden anrichten. Sie setzt in der Registrierung unter
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\OneDrive
den DWert(32bit) "TeamSiteSyncPreview" und setzt ihn auf 1.

Diesen Schritt kann man auch von Hand ausführen, indem man den Registrierungseditor (regedit.exe) öffnet und den entsprechenden Eintrag vornimmt. (Achtung: Gross-Klein-Schreibung ist wichtig!)

Links zum Thema:






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um

1 Kommentar:

  1. tas21. Dezember 2016 um 15:19

    Vielen Dank für den informativen Bericht. Wie deaktiviere oder deinstalliere ich groove.exe unter Windows 7, damit bei der Synchronisation von Sharepointdateien der neue Client genutzt wird? Vielen Dank - Grüsse
    Thomas

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