Gruppenarbeit 2.0: Dokumente live und gemeinsam bearbeiten

Die Live-Zusammenarbeit an einem Word-Dokument wird von Microsoft seit langem angepriesen. Doch so wirklich funktioniert hat sie bis anhin nur mit Einschränkungen. Seit einiger Zeit stehen nun aber alle Funktionen zur Verfügung. Mehrere Personen können ein einziges Dokument in ihrem Word-Programm öffnen und gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten. Das eröffnet ganz neue Möglichkeiten im Unterricht.

Wenn die Lernenden über ein persönliches Laptop verfügen, eröffnen sich mit der Live-Zusammenarbeit ganz neue Möglichkeiten im Unterricht. Es können gemeinsam Texte verfasst, Wikis erstellt, Stoffzusammenfassungen oder Gruppenarbeiten in einem einzigen Dokument erstellt werden.
Die Zeiten, in denen jedes Gruppenmitglied einen Teil eines Dokumentes erstellt, sich dann alle Mitglieder ihre Versionen mailen und schliesslich 35 Versionen eines einzigen Dokumentes bestehen, sind damit vorbei. Es gibt nur noch ein Dokument. Dieses liegt in einem OneDrive-Ordner, auf den alle Gruppenmitglieder Zugriff haben. Das ist die eine Voraussetzung. Die andere ist Word2016.

Echte Kooperation

Bild: support.office.com

Sind diese Voraussetzungen gegeben, ist echte Zusammenarbeit möglich. Denn alle Benutzer, die Zugriff auf ein Dokument haben, können dieses Bearbeiten. Im Extremfall auch alle gleichzeitig. Im Unterschied zu früher ist diese Bearbeitung nicht mehr nur auf  den Online-Editor, der meist nur über eingeschränkte Funktionalität verfügt, beschränkt. Nun ist die Bearbeitung auch mit dem "richtigen" Word-Programm möglich. Sobald mehrere Personen ein  Dokument geöffnet halten, werden die anderen Benutzerinnen und Benutzer benachrichtigt.

Die Bearbeitenden können dann wählen, ob sie die Änderungen in Echtzeit übernehmen wollen. Stimmen sie zu, erscheinen alle anderen Bearbeitenden als farbige Cursor im Text. Man kann beobachten, wer wann wo eine Änderung vornimmt.

Diese Live-Zusammearbeit steht nicht mehr nur bei Dokumenten in OneDrive for Business zur Verfügung. Seit einigen Wochen gibt es diese Funktionalität auch für den persönlichen OneDrive.

Wieso nützlich?

Die Live-Zusammenarbeit in Word-Dokumenten ist schon seit einiger Zeit möglich. Allerdings galt dies bis anhin nur für die Online-Versionen der Office-Programme. Doch diese verfügen nur über eine eingeschränkte Funktionalität. So ist es in der Online-Version beispielsweise nicht möglich, Notizen mit dem Stift zu machen. Und - noch viel gravierender - es gibt keine Möglichkeit, mathematische Formeln anzuzeigen und zu editieren in der Online-Version. Aus diesem Grund war die Live-Zusammenarbeit bis anhin nur begrenzt nützlich gewesen.  Das hat sich mit der neusten Version nun geändert.

Anwendungen

Mit der Live-Zusammenarbeit lassen sich im Unterricht beispielsweise Stoffzusammenfassungen durch die Schülerinnen und Schüler gemeinsam erstellen. Alle Lernenden schreiben das, was sie für wichtig halten in ein einziges Dokument. Dieses kann man den Lernenden an der Prüfung zur Verfügung stellen - selbstverständlich nachdem man ihnen die Bearbeitungsrechte entzogen hat.

Auch für Gruppenarbeiten ist die Möglichkeit der Zusammenarbeit sehr wertvoll. Die verschiedenen Mitglieder können gemeinsam ein Dokument erarbeiten, egal ob sie zusammen vor einem Computer sitzen oder jede und jeder für sich zu Hause am Arbeiten ist.

Änderungen nachverfolgen

Als Besitzer eines Dokuments behält man trotz Live-Zusammenarbeit immer die Übersicht. Öffnet man das Dokument in Word, hat man die Möglichkeit, sich alle Änderungen anzeigen zu lassen. 

Diese werden nicht nur angezeigt. Man kann auch zu jeder früheren Version zurückkehren.

Lässt man Jugendliche an einem Dokument arbeiten, sollte man ihnen unbedingt zeigen, dass jede Änderung von jeder Person auch im Nachhinein nachvollzogen werden kann. Die Schülerinnen und Schüler lernen so, dass sie für ihre Handlungen verantwortlich sind und auch dass keine Anonymität herrscht.

Fazit

Die Live-Zusammenarbeit bietet eine sehr gelungene Ergänzung zu den Möglichkeiten, die die Notizbücher in OneNote oder EverNote bieten. Auch dort können verschiedene Personen gleichzeitig im gleichen Dokument ihre Notizen ablegen. Oft ist es jedoch wünschenswert, dass als Resultat eines Prozesses ein Word-Dokument verfügbar ist. Dann ist die Live-Zusammenarbeit sehr praktisch. Die Zeiten, in denen Dokuemnte als Mailanhang versendet wurden, und man schliesslich dutzende Versionen vom gleichen Dokument hatte, sind glücklicherweise damit endlich vorbei.

Links:

- Anleitung von Microsoft: https://support.office.com